Was ist das SAP Payroll Control Center Add-On?
Was macht es und warum ist es so besonders?
Allgemeines
Das SAP Payroll Control Center Add-On ist Teil des HR Renewal Pack 2.0 und wurde Ende 2014 veröffentlicht.
Übersetzt bedeutet es Lohnabrechnungs-Kontroll-Zentrum und genau das tut es auch: Es regelt die Gehaltsabrechnung eines Unternehmens einfacher und schneller als je zuvor.
Man kann es benutzen, wenn man das SAP ECC HCM mit mindestens dem Enhancement Package 7 verwendet. Außerdem wird mindestens das SAP NetWeaver Release 7.4 vorausgesetzt.
Das Payroll Center kann sowohl in der Cloud (HANA) als auch non-Cloud verwendet werden.
Ein wenig Hintergrund
Der Hintergedanke bei der Einführung des PCC war die Vereinfachung und Sicherung des Lohnabrechnungs-Prozesses.
In ungefähr 80% der Unternehmen heutzutage gibt es extra Angestellte, die auf Abrechnungen spezialisiert sind, ihr Wissen aber nicht transparent machen. Die Abrechnung wird anhand von nicht veröffentlichten Excel-Listen durchgeführt, die Abrechner machen sich dadurch unersetzbar. Für die Unternehmen ist das natürlich ein Risiko, denn wenn ein Abrechner ausfällt, gibt es ein Problem. Wenn Prüfer zu einem Audit kommen, ist der Prozess intransparent und nicht dokumentiert.
Mit dem PCC als Prozess-Werkzeug wird der Prozess gestaltbar und abgesichert. Jeder Schritt kann vorher festgelegt werden (wer macht wann was) und wird im System protokolliert. Ein Auditor kann direkt und einfach nachvollziehen, was passiert ist und wer wann was gemacht hat.
Wie funktioniert es?
Während dem Prozess der Lohnabrechnung werden eine Menge Bestätigungen von verschiedensten Personen benötigt. Sie stellen sicher, dass formelle Sachen (z.B. Steuern) richtig abgerechnet werden.
Vor der eigentlichen Auszahlung werden diese Angaben von Administratoren überprüft und auf Fehler untersucht.
Sie analysieren die Lohnabrechnungen zum Beispiel auf:
- Abweichung von mehr als 10%: Arbeitnehmer, dessen aktueller Lohn mehr als 10% vom letzten Lohn abweicht
- Arbeitnehmer, dessen Lohn eine gewisse Toleranz-Grenze überschreitet
- und viele, viele andere Fehlerquellen
Zum großen Teil ist es wirklich nur Fehlersuche und -korrektur. Das nimmt natürlich eine Menge Zeit in Anspruch, da diese Aufgabe oft noch manuell erledigt werden muss.
Über sog. „Bestätigungsregeln“, die individuell auf das Unternehmen angepasst sind, kann man selbst festlegen, wie und was das Payroll Center für Kriterien als potentielle Fehlerquellen sieht.
Was macht es so besonders?
Die besondere Stärke des SAP Payroll Control Centers ist es nun, dass es selbst auf Fehlersuche gehen kann und viele Fehler im Vorfeld ausfindig macht und aufzeigt. Anstatt dass Administratoren Berge von Fehlerberichten durcharbeiten, zeigt einem das Programm diese an.
Das erspart effektiv wertvolle Zeit, da die nervige Fehlersuche nun von der Anwendung übernommen wird. Die Administratoren können sich dann ganz der Fehlerkorrektur widmen.
Wie sieht es aus?
Die folgende Abbildung zeigt den Screen im Payroll Center, auf dem die verschiedenen Kriterien für Fehlerquellen angezeigt werden.
Wie zu sehen, ist in diesem Beispiel eine potentielle Fehlerquelle unter dem Kriterium „Mehr als 10% Abweichung“ gefunden worden.
Mit einem Klick darauf gelangt man zu folgendem Screen:
Hier werden in der linken Leiste alle Mitarbeiter mit potentiellem Fehler angezeigt, weil ihr jetziger Lohn mehr als 10% vom letzten abweicht.
Roberts Lohn weicht um 16,61% ab. Mit einem Klick auf „Details“ sieht man auch direkt warum:
Robert bekommt seine Überstunden ausgezahlt und einen Projektbonus.
Mit einem weiteren Klick kann der Administrator noch mehr Informationen über Robert aufrufen:
Hier kann man zum Beispiel sehen, ob Robert überhaupt Überstunden ausgezahlt bekommen darf.
Wenn hier alles in Ordnung ist, kann der Administrator nun den Fall als korrekt ablegen, oder gegebenenfalls die nötigen Schritte für eine Korrektur einleiten.